Organizacja koncertu, wydarzenia sportowego, festiwalu, pikniku czy innego dużego wydarzenia wymaga nie tylko przygotowania programu, ochrony i infrastruktury. Jednym z najważniejszych elementów bezpieczeństwa uczestników jest prawidłowo zaplanowane zabezpieczenie medyczne imprezy.

W przypadku imprez masowych zakres obowiązków organizatora wynika bezpośrednio z przepisów prawa. Organizator odpowiada między innymi za zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom, ochronę porządku publicznego, zabezpieczenie medyczne oraz stworzenie możliwości sprawnego dojazdu służb ratowniczych.

W praktyce prawidłowe przygotowanie zabezpieczenia medycznego powinno rozpocząć się znacznie wcześniej niż w dniu wydarzenia.

W tym poradniku wyjaśniamy:

• kiedy wydarzenie może zostać zakwalifikowane jako impreza masowa,
• co powinien zawierać plan zabezpieczenia medycznego,
• jakie dane należy przygotować,
• gdzie w Łodzi występuje się o wymagane opinie,
• jakie dokumenty trafiają do Urzędu Miasta Łodzi,
• jakie zadania powinny zostać uzgodnione z podmiotem realizującym zabezpieczenie medyczne.

Czy każde duże wydarzenie jest imprezą masową?

Nie.

Samo określenie wydarzenia jako „dużego eventu” nie oznacza jeszcze, że prawnie jest ono imprezą masową.

W przypadku imprezy artystyczno-rozrywkowej ustawa przewiduje co do zasady próg co najmniej 1000 udostępnionych miejsc na stadionie, terenie otwartym lub innym obiekcie niebędącym budynkiem oraz co najmniej 500 miejsc w hali lub innym budynku.

W przypadku masowej imprezy sportowej próg wynosi zasadniczo co najmniej 1000 miejsc na stadionie lub terenie otwartym oraz 300 miejsc w hali sportowej lub innym budynku. Ustawa przewiduje również określone wyjątki, dlatego kwalifikację wydarzenia należy przeprowadzać indywidualnie.

To bardzo ważne, ponieważ zakwalifikowanie wydarzenia jako imprezy masowej uruchamia formalną procedurę uzyskania zezwolenia.

Kto odpowiada za zabezpieczenie medyczne imprezy?

Za bezpieczeństwo imprezy masowej odpowiada jej organizator.

Nie wystarczy więc samo zamówienie ambulansu albo ratowników medycznych.

Organizator powinien doprowadzić do stworzenia spójnego systemu zabezpieczenia, w którym określone zostaną między innymi rozmieszczenie zespołów, sposób zgłaszania zdarzeń, drogi dojazdowe ambulansów, punkt pomocy medycznej, komunikacja z ochroną i organizatorem oraz procedura przekazywania pacjentów.

W przypadku imprezy masowej minimalny zakres zabezpieczenia medycznego określa Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6 lutego 2012 r.

Przepisy wskazują trzy podstawowe elementy zabezpieczenia:

zespoły wyjazdowe, patrole ratownicze oraz punkty pomocy medycznej.

Ich liczba zależy między innymi od rodzaju wydarzenia oraz przewidywanej liczby uczestników.

Co powinien zawierać plan zabezpieczenia medycznego imprezy?

Dobry plan zabezpieczenia medycznego nie powinien być dokumentem przygotowanym wyłącznie „dla urzędu”.

Powinien być przede wszystkim instrukcją operacyjną, z której organizator, koordynator zabezpieczenia, ochrona oraz zespoły medyczne będą mogli rzeczywiście korzystać podczas wydarzenia.

Plan powinien opisywać nazwę i charakter wydarzenia, datę i godziny jego trwania, dokładną lokalizację, przewidywaną maksymalną liczbę uczestników, organizatora oraz osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo.

Kolejna część powinna określać strukturę zabezpieczenia medycznego.

Należy wskazać liczbę zespołów wyjazdowych, patroli ratowniczych i punktów pomocy medycznej oraz miejsca ich rozmieszczenia.

Istotne jest również określenie sposobu przemieszczania się zespołów na terenie imprezy.

Inaczej wygląda zabezpieczenie koncertu odbywającego się na jednym placu, inaczej kilkukilometrowego biegu ulicznego, zawodów sportowych, festiwalu wielostrefowego czy wydarzenia odbywającego się jednocześnie w kilku budynkach.

Mapa jest jednym z najważniejszych elementów dokumentacji

Plan terenu powinien być czytelny również dla osoby, która wcześniej nie znała obiektu.

Na mapie warto oznaczyć przede wszystkim punkt lub punkty pomocy medycznej, miejsce stacjonowania ambulansów, sektory działania patroli ratowniczych, drogi dojazdu i wyjazdu ambulansów, bramy techniczne, drogi ewakuacyjne, scenę, strefę publiczności, zaplecze techniczne, sanitariaty oraz charakterystyczne punkty orientacyjne.

W przypadku imprezy masowej Urząd Miasta Łodzi wymaga graficznego planu terenu zawierającego między innymi drogi dojścia i rozchodzenia się uczestników, drogi ewakuacyjne, drogi dojazdowe dla pojazdów służb ratowniczych oraz oznaczenie punktów pomocy medycznej.

To właśnie dlatego plan medyczny powinien powstawać wspólnie z osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo całego wydarzenia.

Droga ambulansu musi być zaplanowana przed rozpoczęciem wydarzenia

Jednym z częstszych problemów podczas wydarzeń jest postawienie ambulansu w miejscu, z którego po rozpoczęciu imprezy praktycznie nie można wyjechać.

Przejazd może zostać zablokowany przez publiczność, bariery, zaparkowane pojazdy techniczne, stoiska gastronomiczne albo zamknięte bramy.

Dlatego przed rozpoczęciem imprezy należy określić trasę wjazdu i wyjazdu ambulansu oraz upewnić się, że przez cały czas wydarzenia pozostanie ona przejezdna.

Należy również określić osoby posiadające możliwość natychmiastowego otwarcia bram technicznych.

Jak powinna wyglądać łączność podczas zabezpieczenia?

Plan powinien również określać sposób przekazywania zgłoszeń.

Zespół medyczny nie może opierać swojej pracy wyłącznie na przypadkowym zgłoszeniu przez uczestnika wydarzenia.

Przy większych realizacjach powinien funkcjonować ustalony system łączności pomiędzy organizatorem, kierownikiem bezpieczeństwa, ochroną, zespołami medycznymi i osobą koordynującą zabezpieczenie.

Organizator powinien przed rozpoczęciem wydarzenia wiedzieć:

kto przyjmuje zgłoszenie medyczne, kto dysponuje patrol, kto koordynuje zespoły, gdzie transportowany jest poszkodowany oraz w jaki sposób informacja o zdarzeniu trafia do organizatora.

Ile zespołów medycznych wymaga impreza masowa?

W przypadku imprezy masowej liczby zespołów nie można ustalać wyłącznie według uznania organizatora.

Dla standardowej masowej imprezy artystyczno-rozrywkowej lub sportowej innej niż mecz piłki nożnej przepisy wskazują przykładowo, że przy wydarzeniu do 5000 uczestników wymagany jest co najmniej jeden zespół wyjazdowy bez lekarza oraz jeden patrol ratowniczy.

Przy większej liczbie uczestników wymagania rosną.

Dodatkowe wymagania obowiązują dla meczów piłki nożnej oraz imprez masowych podwyższonego ryzyka.

Dlatego zakres zabezpieczenia należy każdorazowo ustalić według rodzaju imprezy, przewidywanej liczby uczestników i obowiązujących przepisów.

Impreza masowa w Łodzi – gdzie rozpocząć formalności?

W Łodzi zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydaje Prezydent Miasta Łodzi, a procedura prowadzona jest przez Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Urzędu Miasta Łodzi.

Wniosek o wydanie zezwolenia należy zasadniczo złożyć najpóźniej 30 dni przed planowanym terminem imprezy masowej.

Dokumentację można złożyć w:

Urząd Miasta Łodzi
Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa
ul. Wólczańska 121/123
90-521 Łódź

Do dokumentacji należy następnie dołączyć wymagane opinie właściwych służb i instytucji.

Do kogo trzeba wystąpić o opinie w Łodzi?

Organizator imprezy masowej występuje między innymi o opinię:

Komendanta Miejskiego Policji w Łodzi,

Komendanta Miejskiego Państwowej Straży Pożarnej w Łodzi,

Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Łodzi,

oraz właściwego dysponenta zespołów ratownictwa medycznego.

W przypadku Łodzi opinię dotyczącą niezbędnej wielkości sił i środków medycznych wydaje Wojewódzka Stacja Ratownictwa Medycznego w Łodzi.

Opinia WSRM w Łodzi dotycząca zabezpieczenia medycznego

Organizator powinien zwrócić się do WSRM w Łodzi o wydanie opinii dotyczącej niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej.

WSRM wskazuje, że wniosek powinien zawierać między innymi dane organizatora, dane osoby odpowiedzialnej, nazwę wydarzenia, termin, lokalizację, przewidywaną liczbę uczestników oraz informację o podmiocie, który będzie realizował zabezpieczenie medyczne.

Dokumentację dotyczącą opinii można zgodnie z informacją WSRM złożyć w:

Wojewódzka Stacja Ratownictwa Medycznego w Łodzi
ul. Warecka 2
91-202 Łódź

Przy planowaniu terminów należy pamiętać, że WSRM wskazuje możliwość wydania opinii w terminie do 14 dni od otrzymania kompletnego wniosku.

Nie należy więc rozpoczynać procedury kilka dni przed wydarzeniem.

Ważny termin – 14 dni przed imprezą

Urząd Miasta Łodzi wskazuje, że wymagane opinie należy przedłożyć najpóźniej 14 dni przed planowanym terminem imprezy masowej.

W praktyce oznacza to, że przygotowanie zabezpieczenia medycznego trzeba rozpocząć odpowiednio wcześniej.

Najpierw należy ustalić rodzaj i skalę wydarzenia, następnie wybrać podmiot realizujący zabezpieczenie, przygotować jego zakres i plan, a później wystąpić do właściwego dysponenta ZRM o opinię.

Pozostawienie tych czynności na ostatni moment może poważnie utrudnić procedurę administracyjną.

Co jeszcze trzeba przygotować do zezwolenia na imprezę masową?

Plan zabezpieczenia medycznego jest tylko jednym z elementów większego systemu bezpieczeństwa.

Urząd Miasta Łodzi wymaga także między innymi regulaminu obiektu, programu i regulaminu imprezy, instrukcji dla służby porządkowej i informacyjnej, schematu łączności, informacji o organizacji służb, graficznego planu terenu oraz instrukcji postępowania na wypadek pożaru lub innego miejscowego zagrożenia.

W przypadku odpłatnej imprezy masowej wymagane jest również odpowiednie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej organizatora.

Jeżeli wydarzenie wiąże się z wykorzystaniem drogi publicznej w sposób szczególny, konieczne są dodatkowe uzgodnienia dotyczące organizacji ruchu i wykorzystania drogi.

Czy impreza, która nie jest imprezą masową, potrzebuje zabezpieczenia medycznego?

Brak kwalifikacji wydarzenia jako imprezy masowej nie oznacza automatycznie, że zabezpieczenie medyczne jest zbędne.

Konferencja, zawody sportowe, impreza firmowa, wydarzenie plenerowe czy koncert dla kilkuset osób również mogą generować istotne ryzyko zdarzeń medycznych.

Zakres zabezpieczenia powinien wówczas wynikać z analizy konkretnego wydarzenia.

Znaczenie mają między innymi liczba uczestników, ich wiek, charakter aktywności, możliwość wystąpienia urazów, obecność alkoholu, temperatura, czas trwania wydarzenia, wielkość terenu, liczba stref oraz czas dojazdu Państwowego Ratownictwa Medycznego.

Dlatego pytanie nie powinno brzmieć wyłącznie:

„Czy przepisy wymagają karetki?”

Znacznie właściwsze jest:

„Jakie zabezpieczenie pozwoli realnie zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom tego wydarzenia?”

Kto może przygotować zabezpieczenie medyczne?

Przy wyborze wykonawcy warto sprawdzić nie tylko cenę jednej godziny pracy ratownika lub ambulansu.

Organizator powinien wiedzieć, jaki podmiot będzie odpowiadał za zabezpieczenie, jaki personel przyjedzie na miejsce, jaki będzie zakres wyposażenia, czy dostępny będzie ambulans, jak prowadzona będzie dokumentacja medyczna oraz kto będzie koordynował działania podczas większego zdarzenia.

Przy rozbudowanych wydarzeniach zabezpieczenie powinno być traktowane jako system, a nie jako pojedyncza osoba stojąca z torbą medyczną przy scenie.

Plan zabezpieczenia medycznego wydarzenia – w czym może pomóc DASMED?

DASMED jako podmiot leczniczy realizujący zabezpieczenia medyczne wydarzeń może wesprzeć organizatora już na etapie przygotowania imprezy.

Na podstawie przekazanych informacji analizujemy charakter wydarzenia, liczbę uczestników, jego lokalizację i układ terenu.

Możemy następnie przygotować rekomendowany model zabezpieczenia obejmujący odpowiednio dobrane zespoły medyczne, ambulanse, patrole ratownicze oraz punkty medyczne.

Przy większych wydarzeniach pomagamy również w określeniu rozmieszczenia poszczególnych elementów zabezpieczenia oraz organizacji komunikacji operacyjnej.

Jeżeli nie wiesz jeszcze, czy potrzebujesz ambulansu, patrolu ratowniczego czy punktu medycznego:

Jakie informacje przesłać do DASMED?

Aby przygotować właściwy zakres zabezpieczenia, warto przesłać datę wydarzenia, dokładne godziny jego trwania, lokalizację, przewidywaną maksymalną liczbę uczestników, charakter wydarzenia oraz plan lub mapę terenu.

W przypadku koncertów, zawodów sportowych i wydarzeń o podwyższonym ryzyku warto również przekazać szczegółowy harmonogram, informacje dotyczące sprzedaży alkoholu, przewidywaną strukturę uczestników oraz opis potencjalnych zagrożeń.

Im więcej informacji otrzymamy na początku, tym dokładniej można przygotować zabezpieczenie.

Najczęstszy błąd organizatora

Jednym z największych błędów jest rozpoczynanie przygotowania zabezpieczenia medycznego dopiero wtedy, gdy większość pozostałych elementów imprezy jest już zamknięta.

Wówczas okazuje się, że nie przewidziano miejsca dla ambulansu, brakuje odpowiedniej drogi dojazdowej, punkt medyczny znajduje się w niewłaściwej lokalizacji albo organizator musi w ostatniej chwili zmieniać dokumentację.

Zabezpieczenie medyczne powinno powstawać równolegle z planem organizacyjnym wydarzenia.

Pozwala to właściwie przygotować komunikację, drogi dojazdowe, punkty medyczne oraz współpracę ze służbami.

Potrzebujesz planu zabezpieczenia medycznego wydarzenia w Łodzi?

Jeżeli organizujesz koncert, zawody sportowe, festiwal, piknik, konferencję, imprezę firmową albo imprezę masową w Łodzi lub na terenie województwa łódzkiego, możemy pomóc w przygotowaniu odpowiedniego modelu zabezpieczenia medycznego.

DASMED – Usługi Medyczne

Podmiot leczniczy
RPWDL: 000000172705

al. Marsz. Józefa Piłsudskiego 143
92-301 Łódź

tel. 517 333 173
wew. 2 – zabezpieczenia medyczne

e-mail: biuro@dasmed.pl

Przedstaw nam podstawowe informacje dotyczące wydarzenia. Na ich podstawie możemy przygotować rekomendację zabezpieczenia oraz ofertę jego realizacji.

Ważne

Niniejszy materiał ma charakter informacyjny. Każde wydarzenie powinno być analizowane indywidualnie, a przy imprezie masowej ostateczny zakres wymaganych sił i środków oraz dokumentacji należy każdorazowo zweryfikować z właściwymi organami i instytucjami.

Informacja dotycząca opracowania materiału

Niniejszy artykuł został przygotowany przez DASMED przy wykorzystaniu narzędzi sztucznej inteligencji jako wsparcia procesu redakcyjnego i analitycznego. Treść została następnie poddana weryfikacji i kontroli redakcyjnej przed publikacją.

DASMED ponosi odpowiedzialność redakcyjną za opublikowaną treść.

Informacje przedstawione w artykule mają charakter informacyjny i zostały opracowane na podstawie przepisów oraz informacji obowiązujących na dzień publikacji. Ze względu na możliwość zmian przepisów, procedur administracyjnych oraz wymagań właściwych organów, przed organizacją konkretnego wydarzenia należy każdorazowo zweryfikować aktualne wymagania z właściwym urzędem, służbami oraz podmiotami opiniującymi.